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理事長代行サービス (第三者管理の導入)

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分譲マンションでは、一般的に「理事会」「理事長」を中核として管理運営を行っていることが多いですが、最近では、高齢化などによってこのような運営が困難となっている事例が増えてきています。

理事長代行サービスは、簡単に言えば、理事長の職務の全部または一部を当事務所にご一任いただくサービスです。

もう少し正確に言えば、理事長代行サービスは大きく分けて3つのパターンがあります。

【パターンA】

理事長・理事会などの役員組織は廃止し、当事務所のマンション管理士を建物区分所有法上の「管理者(管理組合法人ならば理事)」として採用するパターン。
ほぼ全権委任に近いパターンです。

【パターンB】

理事長・理事会などの役員組織はそのままに、当事務所のマンション管理士を「管理者(管理組合法人ならば理事)」としてご採用いただくパターン。
理事長と管理者とで、職務を分担する形になります。

【パターンC】

理事長・理事会などの役員組織はそのままに、当事務所のマンション管理士を「理事長」としてご採用いただくパターン。

詳しくは下記の「3.理事長代行サービスの仕組み」をご参照ください。
なお、本サービスをご利用いただくには、多くの場合管理規約の変更が必要です。

当事務所はマンション管理士保険に加入しているので、万一の際にも安心です。

1. 理事長代行サービスが有効なケース

  • 組合員の高齢化がいちじるしく、役員のなり手が極度に少ないマンション
  • 専有部分を賃貸する組合員が特に多いマンション
  • リゾートマンション
  • 投資型マンション(ワンルームマンション)
  • 組合員に外国人や外国法人が多いマンション(主に投資目的)
  • 内部対立などで、管理組合が長期にわたって混乱しているマンション

これらのマンションでは、慢性的に役員が足りず理事会そのものが機能不全に陥りがちです。実質的な管理運営や修繕を管理会社に依存しきっているケースもあります。

しかしこれでは、よほど管理委託費が高額でもないかぎり、管理会社としても積極的な管理運営を行って資産価値の向上に努めようとするモチベーションが働きません。

理事会が機能していないマンションの資産価値は、意外なほど急な下降線をたどるのです。

2. 理事長代行サービスのメリット

(1)役員不足の悩みを一気に解消し、機動的で効率の良い組合運営を実現

理事長代行サービスでは、高齢化や賃貸の増加によって生じがちな役員不足問題に終止符を打つことはもちろん、当事務所がプロフェッショナルとして直接マンション管理を行うので、ノウハウを最大限に活用して適切かつコストパフォーマンスの高いマンション管理を実践し、いつまでも快適で住み心地の良いマンションを維持します

プロとして管理組合運営に直接参加する以上、単なる欠員補充にとどまるものではもちろんありません。

当事務所が管理組合サポートのために提供しているサービス、たとえば下記のようなサービスは、すべてマンション価値の向上を目的としているものですから、お任せいただく業務の範囲内で大いに推進、実行してまいります。

  • 管理会社の委託業務に対する監督
  • 管理規約・細則の適正化
  • 管理委託契約の見直し
  • 滞納問題に対する積極対応
  • 長期修繕計画や修繕積立金の見直し
  • 大規模修繕の費用低減と内容向上  など
(2) 滞納管理費の回収など、理事長職の一部代行も可能

理事長代行の対象となる職務範囲は、規約の定め方によって大きく包括的なものとすることも小さく限定的なものとすることもできます。

そのため、理事会や理事長職はそのままに、理事長様の負担が特に大きい業務についてだけを第三者管理者に代行させることも、規約を変更すればできるようになります(次の3.【パターンB】をご参照ください)。

理事長様の負担が特に大きい業務とは、たとえば滞納管理費の回収です。

滞納管理費等請求訴訟は、簡易裁判所における訴訟の対象となる140万円以下の請求が大半を占めますから、当事務所では認定司法書士として代理による訴訟活動が可能です。

しかし、控訴された場合、請求額が140万円を超える場合、義務違反者に対する使用禁止や競売請求などでは、代理人は弁護士に限られてしまいます。

弁護士に支払う報酬は高額になることが多く、依頼が経済的に困難であれば、理事長様ご自身が裁判所に出廷して訴訟活動を行うことになります。

そこで、難易度の高い滞納問題を複数抱えているならば、理事長の職務の一部を当事務所に代行させることで、これらをアウトソーシングできる可能性があります。

これが実現すれば、弁護士を利用せずに済むうえ、理事長様のご負担も軽くなります。

(3)投資用マンションのリスクヘッジにもなる

リゾートマンションやワンルームマンションのような投資用マンションでは、そもそも居住している組合員が少ないため、組合員による積極的な管理運営は困難です。

かといって、管理会社まかせではどうしても限界があります。

投資目的で購入したにもかかわらず、管理が行き届かずサービスの質が低下したために資産価値も低下し、期待どおりの利回りが出ていないマンションは少なくありません。

投資用マンションで理事会が充分に機能していないような場合、理事会機能の大半を当事務所にお任せいただく(パターンA)ことで適正なマンション管理を実現することができ、その結果として資産価値の維持向上を図ることができます。

管理会社に依存しきって資産価値が下落するリスクを考慮すれば、費用はそれなりにかかりますが、リスクヘッジとして第三者専門家をマンション管理にご採用いただくメリットは、十分にご理解いただけるのではないでしょうか。

3. 理事長代行サービスの仕組み

【パターンA】

理事長・理事会などの役員組織は廃止し、当事務所のマンション管理士を建物区分所有法上の「管理者(管理組合法人ならば理事)」として採用するパターン。

組合の業務執行を全面的に当事務所におまかせいただきますので、役員のなり手がいない場合などには非常に有効です。

とはいえ、権限の集中は腐敗・不正を招きます。

不正に手を染めるような当事務所ではありませんが、世の中に「絶対」はありません。

そこで当事務所では、パターンAをご利用いただく場合、総会と監査人(できれば弁護士などの外部監査)による監督を必須とさせていただきます。
この条件を受け入れていただけない場合、パターンAはお引き受けいたしかねます。その場合はパターンCをご検討ください。

なお、当事務所はもちろんマンション管理士保険に加入しております。

【パターンB】

理事長・理事会などの役員組織はそのままに、当事務所のマンション管理士を「管理者(管理組合法人ならば理事)」としてご採用いただくパターン。

「理事長=建物区分所有法上の管理者」という管理規約になっているケースがほとんどですが、理事長以外の第三者が管理者業務の一部を執行できるように規約を変更し、理事長と管理者を並立させたうえで職務分担を明確にします。

専門性が高いうえに時間的な拘束が強く、心理的な負担も大きい管理費請求訴訟のような職務だけを専門家に完全にまかせたいケースでは、ご検討いただく価値があります。

【パターンC】

理事長・理事会などの役員組織はそのままに、当事務所のマンション管理士を「理事長」としてご採用いただくパターン。

理事長の広範な業務執行を専門家にまかせたいが、経済的な理由などで外部監査などは導入できない場合でも、理事会が機能していればこのパターンCをご検討ください。

単に理事長が外部の者になるだけなので、役員を組合員に限定している管理規約を変更すれば導入できるというわかりやすさもメリットです。

ただし、理事会の皆様には、理事長(当事務所)をしっかりと監督していただく必要があります。

4.理事長代行サービスご契約の流れ

(1)お問い合わせ

まずは、当ホームページのお問い合わせフォームや電話でお問い合わせください

(2)訪問による課題の確認

原則として当職が貴マンションを訪問し、管理規約や細則、マンションの管理状況などを確認の上、お客様のご要望を確認いたします(無料)。
必要に応じ、提案書・見積書を用意いたします(無料)。

(3)理事長代行サービスのご検討・ご審議

契約案をお渡ししますので、理事長代行サービスの利用について、理事会・総会にてご検討の上、ご審議いただきます。
もちろん理事会・総会において、ていねいに内容を説明申し上げます。

本サービスのご利用にあたり、ほとんどの場合、総会で規約を変更する必要があります。

そのため、規約変更の手続きや組合員の皆様に対する説明の実施などにつきましてもサポートいたします。

(4)契約内容の最終確認・契約締結

総会決議によるご承認の後、契約内容についての最終確認を行い、契約書を締結して本サービスをスタートします。

5.費用について

報酬表をご覧ください。

お気軽にお問い合わせください TEL 04-7186-6007 受付時間 8:30 - 17:30 [ 土・日・祝日除く ]

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