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管理委託契約&管理会社見直しサポートサービス

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管理委託契約&管理会社見直しサポートサービスは、管理組合の皆様が管理会社に対して何らかの不満をお持ちの場合に、その不満を解消することを目指すプランです。

具体的には、次の内容の業務を、個々のマンションの実情に応じて組み合わせて行います。

  1. 管理委託契約や管理業務の品質チェック
  2. 管理業務に対するヒアリングやアンケートの実施
  3. 管理業務の品質向上に向けた改善提案
  4. 管理会社に対する改善申し入れのサポート
  5. 管理委託契約書の内容変更をサポート
  6. やむをえない場合には、管理会社の変更をサポート
  7. 管理会社変更に伴う円滑な引継ぎ支援
    (※自主管理への移行は別のサービスとなります)

当事務所では、安易に管理会社を変更することはおすすめしておりません。
管理会社の変更には大変な労力や引継ぎ作業を要しますし、変更したことによってかえって委託業務品質の低下を招くようでは目も当てられませんから、あくまで最後の手段と考えるべきです。

マンション管理士やコンサルタントの中には委託費削減額に応じた成功報酬を請求するケースもあるようですが、成功報酬制では必然的にもっとも安価な管理会社が選定されることになり、委託業務品質は二の次になってしまいますから、賛成できません。

管理委託契約&管理会社見直しサポートサービスは、単に委託費を下げることを目的とするものではなく、「管理組合の皆様にとって最善の選択は何か」を誠実に追及することをお約束いたします。

1. 管理委託契約&管理会社見直しサポートサービスのメリット

(1)プロである管理会社と対等な立場で交渉できる

管理委託契約&管理会社見直しサポートサービスでは、専門的な知識や業界事情に通じた、100%管理組合様の立場のコンサルタントからアドバイスを受け、さらに居住者の声なども丹念に拾い集めて管理組合の総意を結集することで、プロである管理会社と対等な立場での交渉を実現します。
役員の改選があってもぶれることはありません。

管理会社に対する不満で多いのは、次の2つに集約できるのではないかと思います。

  1. サービスに対する不満
    たとえば、「理事会対応が悪い」「清掃が行き届いていない」「滞納に対する督促が不十分だ」…etc
  2. 委託費の妥当性に対する不安
    たとえば、「管理費が高すぎるのではないか」「会計報告書に間違いが目立つ」…etc

このような不満を解消するために、プロである管理会社と対等な立場で綿密に交渉するのは至難の業です。
たとえば、管理費の削減を要求しながら、それに見合わないことを一方的に管理会社に押し付けようとしても、何の裏付けもなければうまくいくはずはありません。矛盾を突かれて門前払いされるのがオチです。

管理会社と対等な立場で交渉するには、各種法令、契約、会計、設備や業界事情に対する広範な知識を要するだけでなく、組合員の皆様の様々な意見をとりまとめ、一丸となって理路整然と交渉に臨む必要があります。

ここに、当事務所が100%管理組合様の立場で支援する、管理委託契約&管理会社見直しサポートサービスの意味があります。

(2)管理会社を変更する場合のトラブルを回避

当事務所では、管理会社を変更することは最後の手段と考えております。

しかし、管理委託費の削減に主眼を置くならば、管理会社の変更を選択肢の1つとしておかなければ、現在の管理会社に思惑を見透かされて良い結果を伴わないことになりがちです。

やむを得ず管理会社の変更を検討する場合、管理委託契約&管理会社見直しサポートサービスでは、候補となる会社による公開プレゼンテーションなどを実施し、さらに組合員の皆様に対する十分な広報活動や情報公開によって、管理会社の選定プロセスを透明なものにしてトラブルを回避します。
また、管理会社の変更が現実のものとなった場合、手続き的な面でトラブルにならないよう、全面的にバックアップします。

管理会社を変更する場合、その選定プロセスが不透明だと、「数名の役員が勝手に決めた」「理事長は〇〇管理会社とつるんでいる」などのクレームが生じることがあります。

また、広報活動が不十分だと、「俺はそんな話は聞いていない」といって組合員の一部から協力を得られないこともあります。

このようなトラブルを避けるためには、公開プレゼンテーションの実施などによって徹底的に透明性を高めて管理会社を選定してゆくことが欠かせません。選定の過程を十分に周知することも同じです。

なお、現管理会社にも積極的に公開プレゼンに参加していただくというのが、当事務所の基本スタンスです。今までに蓄積されてきたノウハウや情報は貴重なものですし、現管理会社に思い入れのある組合員の方の気持ちを傷つけないためでもあります。

また、管理会社の変更で意外と見過ごされがちなのが「引継ぎ」の部分です。代表的なのが管理費の引き落としで、引き落とし日の変更や口座振替依頼書の徴求などをめぐってトラブルになることがあります。これも事前の広報活動が重要なことはもちろんです。

(3)役員の皆様の労力を大幅に軽減し、スピーディーな解決を図る

(1)でも述べましたが、当事務所が100%管理組合様の立場で管理委託契約、管理会社の見直しを支援します。
そのため、役員の皆様に求められる専門知識などは最小限で済みます。役員が変わった場合にもご心配ありません。

アンケートの実施や公開プレゼンテーション、広報の充実などについても当事務所のノウハウを活かしてフォローしますし、管理会社を変更する場合の旧管理会社から新管理会社への橋渡しも当事務所でサポートしますので、役員の皆様のご負担は少なく、しかもスピーディーに管理委託契約・管理会社の見直しを実現することができます。

2. 管理委託契約&管理会社見直しサポートサービスが有効なケース

  • 管理会社のフロントや管理員への不満が強い
  • 何度申し入れても清掃が行き届いていない
  • 管理会社に対し、効果的に改善を申し入れたい
  • 他のマンションと比べて管理費が高いと思う
  • 管理委託費を削減して修繕積立金を充実させたい
  • 管理会社を替えたいが、どうしたら実現できるかわからない
  • 管理会社との関係をより良いものにしたい

3. 管理委託契約&管理会社見直しサポートサービスの内容(例)

(1)管理委託契約や管理業務の品質チェック

  • 管理委託契約書のみならず、管理規約・総会議案書・議事録・平面図・消防設備点検報告書などのチェック
  • 現地調査(清掃状況や補修現場、植栽など)
  • 担当フロントや管理員からのヒアリング

(2)管理業務に対するヒアリングやアンケートの実施

  • 役員、役員経験者に対する個別ヒアリング
  • 居住者アンケート

(3)管理業務の品質向上に向けた改善提案

  • (1)(2)で明確になった問題点に対する改善方法を理事会に提示
  • 管理委託費について費用対効果を検証

(4)管理会社に対する改善申し入れのサポート

  • 改善要望事項の文案作成、申し入れ補助

(5)管理委託契約書の内容変更をサポート

  • 管理委託契約書が合意事項を反映しているかチェック、理事会に意見具申
  • 管理委託契約の変更に伴う重要事項説明会への参加
  • 総会議案書の事前チェック、総会への出席

(6)管理会社の変更をサポート

  • 見積依頼先の選定補助
  • 見積仕様書の作成
  • 見積依頼先による現地調査や質疑応答への対応
  • 見積書や提出資料の点検、比較資料作成
  • 書面選考や公開プレゼンテーションの実施サポート
  • 投票などによる委託先内定、理事会・総会の準備
    (管理費の引き落とし日など、管理規約の変更を要する場合もある)

(7)管理会社変更に伴う円滑な引継ぎ支援

  • 内定先との引継ぎ手順の確認や調整
  • 新委託契約先による重要事項説明会への出席
  • 新管理委託契約書の事前チェック
  • 総会への出席
  • 口座振替依頼書の徴求支援
  • 引継ぎ書類などの点検
  • 書類やセキュリティの引継ぎ立会

4. 管理委託契約&管理会社見直しサポートサービスのご契約の流れ

(1)お問い合わせ

まずは、当ホームページのお問い合わせフォームや電話でお問い合わせください

(2)訪問による課題の確認

原則として当職が貴マンションを訪問し、管理委託契約書や修繕積立金の収納状況などを確認の上、お客様のご要望を確認いたします(無料)。
必要に応じ、提案書・見積書を用意いたします(無料)。

(3)管理委託契約&管理会社見直しサポートサービスのご検討・ご審議

契約案をお渡ししますので、管理委託契約&管理会社見直しサポートサービスの利用について、原則として理事会にてご検討の上、ご審議いただきます(規約や予算との関係で、総会決議を要する場合もあります)。

(4)契約内容の最終確認・契約締結

理事会決議によるご承認の後、契約内容についての最終確認を行い、契約書を締結して本サービスをスタートします。

5. 費用について

報酬表をご覧ください。
なお、マンション管理総合サポートサービス(顧問契約)をご利用いただいている場合、管理会社への申し入れなどは月額報酬の範囲に含まれております。

お気軽にお問い合わせください TEL 04-7186-6007 受付時間 8:30 - 17:30 [ 土・日・祝日除く ]

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